「あの人仕事できる人だよね！」
「なぜ、あの人は仕事が早くできるんだろう…」
「これだけのタスクをよくこなせたな…」
仕事ができる人の秘訣はなんでしょうか？
それは、「複数の仕事を並列で効率的に行う」ことです。
「すごいPDCA」という本が話題になりましたが、その中でも複数の仕事を並列して効率的に行うことの大切さが書かれていました。簡単に言えば「同時に仕事を行う」のです。
今回は仕事を並列して効率的に行うコツを、本を参考にしながらご紹介したいと思います。
「孫社長のむちゃぶりをすべて解決してきた すごいPDCA」あらすじ
仕事が進まない、今日も残業だ、成果が出ない―。「この仕組み」がすべてを解決する!6万人以上のソフトバンクの社員に求められる孫正義流「仕事の技術」。
引用：Amazon
目次
やるべきことが分からなければ「複数の仕事に取り組めない」
複数の仕事を並列的に行うには、「無駄な仕事をなくし、やるべきことを明確にすること」が必要です。
無駄な仕事をなくし、やるべきことを明確にするには「計画を立てる」ことが大切です。
計画を立てるには目標が必要であり、目標を細分化していけばやるべきことが明確になります。
つまり、「計画を立てる＝目標を立てる」ことになるのです。
「すごいPDCA」がおすすめする計画の立て方
- 大きな目標を週単位・月単位で書く
- 小さな目標を1日単位で書く
- 1ヶ月の目標から細分化して具体的に落とし込む
このように目標を具体的に詰めていくことで、やるべきことが無数に挙がり、具体的になるので、PDCAのスピードが早くなります。
「鬼速PDCA」ではPDCAが回らない人は計画がない人とされていました。計画が大切なのです。
参考書評「鬼速PDCA」日常的なPDCAが問題解決能力を向上させる？
複数の仕事をこなせれば「問題解決も効率的になる」
計画を立ててやるべきことが細分化されて明確化されたら、やるべきことが無数に上がっている状態になります。
なかには１つの目標を達成するのに、やるべきことが2つ以上思いつくこともあります。
本書の中では「やるべきことが複数あれば両方こなすことにより更に効率的になる」と言われています。
並列で効率的に仕事を行うと、より多くの改善策を試すことができますので、問題解決も効率的になります。
「チェック・改善」すればより複数の仕事をこなせる
計画し実行した次に行うことはチェックと改善です。
実行したことをチェックしなければ、行った仕事に効果があったか否かを判断することができませんし、改善できなければ、より効率的に仕事を行えません。
目標と仕事の結果をチェックし、複数のしごとを行った場合は一番優れた方法を改善して、磨き上げていきます。そうすることで、更に効率的に仕事を同時に行うことができるのです。
複数の仕事をこなすには「任せる」
並列して効率的に仕事ができれば…と書いていきましたが、実際にどうすれば並列的に仕事ができるんだよ…って思いますよね？
それは、「任せる」ことです
並列して効率的に仕事ができる人は、多くのものに「任せる」ことができる人なのです
「ツール（道具・デジタルツール）」に任せて複数の仕事を同時にこなす
まずはじめに、「ツール（道具・デジタルツール）に任せられないか？」を考えましょう。
ツールに任せることは人が介在していないため、自分だけで完結してこなせます。
つまり、人に頼むことがないので、簡単に導入することができるのです。
ツールに任せる例
- 車の運転を自動運転に任せる
- メールのリマインダーをGoogle Calendarに任せる
- SNSでの配信をRSSと連携させる
このように、自分が手作業でしていたことを自動的に行えるツールを活用すれば、複数の仕事を同時にこなすことができます。
「人に任せる」ことで複数の仕事を同時にこなす
ツールに任せることができない仕事は、どうすればよいでしょうか？
それは、「人に任せる」ことです。
人に任せることができれば、あなたが抱えている自分にしかできない仕事に注力することができるので、複数の仕事を同時にこなすことができます。
人に任せる例
- 事務担当が少ないから事務を雇う
- 部下に報告をまとめてくれるようにお願いする
- 自分が持っている責任を誰かに分け与える
- できる人を育成して任せる
本書の中では、ソフトバンクで何か新しいことを始める時は、情報を得たいと思ったら人から聞いたり、人の助けを借りたり、業界に通じた人を社内に招いたりして、人の力を借りるそうです。
「【時間管理の方法】時間管理を超効率化する10の方法まとめ」で解説している人に任せる方法は下記のとおりです。
- 理想的な結果を共有する
- 守らなければならないルールを明確にする
- 使える資源を明確にする
- 具体的に報告、連絡、相談はいつ行うのかを設定する
- やったことの結果に基づく物理的または精神的な報酬を予め決める
ただ、人に頼む時に気をつけないといけないことがあります。
それは、「頼むだけの正当な理由と信頼関係があるのか否か」です。
正当な理由がないのに頼まれた場合不満を抱きます。
信頼関係がなければ、自分から動きたいと思いません。人に頼むというのは非常に難しいのです。
信頼関係を築くことは、人を動かすでも書かれている通りコツが必要です。批判をせず、相手中心で考えて、重要感を与えて、議論はしないという最低限の法則だけでも覚えて実践したいところです。
参考「人を動かす」要約まとめ：人を動かす方法と人を動かす力とは？
「人の視点」に任せてフィードバックで仕事自体を改善する
自分で気づいていない部分や理想というのは第三者から見たら違うことがあります。
「人の視点」に任せるというのは、自分では確認できないようなことを確認してもらうことにより、改善していくことになります。
フィードバックで仕事自体を改善する例
- フィードバックで仕事の過程を改善する
- フィードバックで仕事の任せ方を改善する
複数の仕事を同時にこなせれば「生産性が格段に上がる」
複数の仕事を同時にこなす方法は下記のとおりです
- 「ツール（道具・デジタルツール）」に任せて複数の仕事を同時にこなす
- 「人に任せる」ことで複数の仕事を同時にこなす
- 「人の視点」に任せてフィードバックで仕事自体を改善する
複数の仕事を同時にこなすことの最大のメリットはなんでしょうか？
それは、「あなたの生産性を格段に上げること」です。
あなたの生産性が上がれば上がるほど、あなたが出せる結果はより大きくなります。
生産性をあげる為に、複数の仕事を同時にこなす力は必要です。
生産性のあげる方法は下記の記事もおすすめです
>>【生産性の高いチームで自己成長】生産性の高いチームを作る方法
>>書評「自分の時間を取り戻そう」 大量消費社会の次の時代を生き抜く方法とは？
人に任せられるようになり、任せ方もマスターして、複数の仕事を同時にこなしましょう。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
