【時間管理の方法】時間管理を超効率化する10の方法まとめ

「時間が足りないなぁ」

「締切までに終わらないなぁ」

1日のうちに時間が足りないと思ったことありますよね。

しかし、時間管理の方法を学べば、やるべきことを期限内に終わらせることが可能です。

時間管理の方法を学べば下記のメリットがあります。

  • やるべきことのモレやダブリをなくせる
  • 無駄なことが省ける
  • 時間配分の適正な見積もりができる
  • 人に任せたりや工夫したりできる

それでは時間管理の方法を解説します。

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時間管理の方法はGTDでモレやダブリをなくすことが必要

まずはGTDをマスターしないと時間管理の方法を教えても実現することはできないでしょう。

GTDとは「Getting things Done」の略であり、一般的に言えばTo Doリストみたいなものです。

【GTDのやり方】ズボラでもOK!書評「ストレスフリーの仕事術」」でも解説していますが、GTDのやり方は下記のとおりです。。

  • 頭の中にある、気になること、やることを全て一つの紙に書き出す
  • それぞれがどうしたら「達成」となるかイメージする
  • 定期的に見返し、追加し、終わったものには印をつける

実際に私もGTDを知る前はやるべきことしか書き出していませんでしたが、GTDを知ってからは自分のやるべきこと以外にもモヤモヤした行動や、やってみたいことを書き出すようになりました。

書き出すことで自分が持っているタスク量を把握できます。時間配分する際にモレやダブリがなくなるのです。

時間管理の方法は目指すべき方向性の明確化で無駄を減らす

時間管理を効率的に行うには無駄をなくすことが大切です。

目指すべき方向性を明確にすれば、方向性に関係ないものはすべて無駄なことだと考えることができます。

エッセンシャル思考まとめ:無駄な行動の減らし方を3分で学ぶ要約?」にも書いてますが、人間の90%は無駄な行動です。

ここでは無駄な行動を減らす方法を紹介します。

時間管理のマトリックスを知る

7つの習慣の時間管理のマトリックスを知っていますか?

重要かつ緊急の時間の領域ではなく、重要だけど緊急ではないことを行うことで、重要なことにのみ時間を割くことができるようになります。  時間管理マトリクス

【時間管理マトリクス】年収を上げたい20代が知るべき時間のこと」でも解説していますが時間管理マトリクスは下記のように分けられています。

  • 第一領域:緊急かつ重要なもの
  • 第二領域:緊急じゃないけど重要なもの
  • 第三領域:緊急だけど重要じゃないもの
  • 第四領域:緊急じゃないかつ重要じゃないもの

この中で自分の人生を最も変えるのは第二領域の「緊急じゃないけど重要なもの」です。

なぜなら、緊急じゃないけど重要なものは、将来の人生を変える重要な行動が多いからです。

7つの習慣でも効果的な時間管理をする方法は下記のように書かれていました。

「効果的な時間管理の本質は優先課題を中心に計画し、実行すること

つまり、あなたにとって第二領域の行動を中心に計画して実行することが大切なのです。

目的・目標・ミッションを明確に持つ

目的・目標・ミッションの必要性は下記のとおりです

  • 目的がなければ、目指すべき方向性が曖昧になる
  • 目標がなければ、目指すべき方向性を段階的に数値化した指標がない
  • ミッションがなければ、常に目指すべき方向性を示すものがない

つまり目的・目標・ミッションがなければ、無駄を判別し継続的な行動ができないのです。

目的などがない人は「【人生のミッションと方向性】目的と目標とミッションの作り方まとめ」で目的の作り方を解説しています。

  1. 【前提】多くの知識や経験を身につけることが大切
  2. 【価値観】ワークをたくさん行って価値観を明確にしましょう
  3. 【目的】価値観から「どのように生きたいのか?」を考えましょう
  4. 【目標】目的達成に必要な具体的な数値を期限をつけて段階的に考えましょう
  5. 【ミッション】ミッションの例を知りましょう!
  6. ミッションが作れたら「なぜを問い続けましょう」
  7. ミッションステートメントにまとめましょう

詳しくはこちら>>【人生のミッションと方向性】目的と目標とミッションの作り方まとめ

具体的な計画を作ることも時間管理の方法の1つ

無駄なことを省けるように方向性を明確化したら、今度は具体的な計画を立てることが大切です。

具体的な行動をイメージできる計画が立てられれば、行動を正しく見積もることができるので、時間配分を適正にすることができます。

計画は5W1Hで具体的に行い形容詞・副詞は使用しない

計画は具体的である必要があるので、5W1Hをつけるように行いましょう。

5W1Hとは下記のことを言います。

  • Who(誰が)
  • What(何を)
  • When(いつ)
  • Why(なぜ)
  • Where(どこで)
  • How(どのように)

具体的な計画を立てるときのコツは「第三者が見ても理解できるかどうか」です。

何の説明も受けてない人が分かるくらいの具体的な計画を立てましょう。

長期計画・中期計画・1ヶ月の予定・1週間の予定を立てる

具体的な計画を立てる時には、長期計画・中期計画・1ヶ月の予定・1週間の予定とブレイクダウンしていきながら、計画を立てましょう。

  • 長期計画:最低でも10年後
  • 中期計画:最低でも5年後
  • 1ヶ月の予定:先月末には立てる
  • 1週間の予定:先週末までには立てる

これを習慣にして計画をたてていくことが大切です。

期限を決めたら逃げられないように休暇の予定を入れる

書評「自分の時間を取り戻そう」 大量消費社会の次の時代を生き抜く方法とは?」で紹介されていた方法ですが、計画をして期限を決めたら、その計画から遅れると『やばい!』という状況を作ると良いそうです。

著者のちきりんさんは、本の執筆期限の後に休暇の予定を入れています。

こうすると、ヤバイ!と思って生産性がかなり高くなるそうです。

ここで大切なことは、『仕事だから…』という言い訳を無くして、絶対に行かなくてはいけないという状況を作り出すことです。

計画に基づき行動するように自分を律する

計画を決めたのであれば、それが遅れないように自分を律して行動していきましょう。

自分の行動で計画が遅れる部分があったらそれを修正するなどして、計画が遅れないように行動を起こすように心がけていきます。

日々の対応に応じリスケする

1日単位のスケジュールを考えすぎるとスケジュールに支配されます。

リスケができるようにするポイントは、週単位でスケジュールを掲げるということ。

週単位であれば、突然の来訪にも対応して、リスケすることが可能です。

任せるスキルと問題点の改善も時間管理の方法に必要

綿密な計画を立てると、自分の限界を超えた行動量かどうかも判断できます。

その場合は、限界を超えた行動部分は人に任せたり、問題点を明確にしてより効率化させることが必要になるでしょう。

自分の仕事を任せられる人を増やす

自分の仕事を他人に任せましょう。

人に任せることで、自分の時間を確保し、その人の能力も向上することができる。

人に任せる場合は効果を考える。自分でやった方が早いなど考え、自分でやった方がいい結果が得れると考え、他の人に仕事を任せるのを嫌がる。

「あれをやれ!」「これをするな!」というのは、人に任せるレベルとしては低いです。

レベルが高い、人に任せる方法は下記の通りです。

  • 理想的な結果を共有する
  • 守らなければならないルールを明確にする
  • 使える資源を明確にする
  • 具体的に報告、連絡、相談はいつ行うのかを設定する
  • やったことの結果に基づく物理的または精神的な報酬を予め決める

結果が出せれば良いので、あれをするなこれをするならという方法論を語りません。

むしろ無視します。

PDCAを回す

計画をすることにより、計画から遅れた原因をPDCAすることができます。計画とは遅れるものですし、間に合わないこともあるかもしれません。

間に合わなかったり、遅れたりした問題の原因を追求して、『その問題を再び起こさないためにはどうすれば良いのか?』ということを真剣に考えて、PDCAをして改善して行くことで、より生産性の高い行動が取れると思います。

時間管理の方法をマスターして生産性高く行動しよう

時間管理の方法は下記のとおりです。

時間管理の方法を学べば、モレやダブリをなくすことができ、無駄なことも行いません。

また具体的な計画をして時間配分の適正な見積もりができれば、人に任せたりや工夫したりできます。

ぜひ時間管理の方法をマスターして生産性高く行動しましょう!

最後までお読みいただきありがとうございました。

>>【無駄な時間をすごしてない?】

残りの人生を計算するとわかりますが、人生で自由に使える時間は10年ほどしかありません。

無駄な時間をすごしていると、貴重な10年間を無駄に使ってしまうでしょう。

目的が明確ではない・時間管理の方法がわからない方におすすめの記事を集めてみました。

>>まずは残りの人生を知ろう!

>>ビジネス書の古典「7つの習慣」を超簡単に学ぼう

>>時間管理の基礎技術をマスターしよう

>>時間管理系オススメ本を読んで応用しよう

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