【GTDのやり方】ズボラでもOK!書評「ストレスフリーの仕事術」

「GTDってなんだよ…」

「GTDがうまく実践できない…」

社会人のみなさんが、普段当たり前のようにして行っている「To Doリスト」。

なかなか実践するのって難しいですよね。

仕事に就いたらまず初めに覚えるノウハウかと思います。

この「To Doリスト」ですが、元々はGetting Things Done(以下GTD)という仕事の効率を上げる手法として開発されました。

今回はGTDについて書かれた本である、ストレスフリーの仕事術からGTDの実践方法を解説します。

「ストレスフリーの仕事術」あらすじ

うまくいく考え方でもやもやがスッキリ!生産性に革命をもたらす、魔法の仕事術「GTD」。発案者自らが、ストレス激減の秘策をわかりやすくアドバイス。

引用:Amazon

スポンサーリンク

GTDのやり方を知るメリットは多い?

簡単に言えば、手持ちのやるべきことをすべて紙に書き出すことです。

手持ちの仕事を紙に全て書き出しことがGTDのやり方です。

GTDのメリットはたくさんあります。

  • タスクに追われるストレスが減る
  • 日々のタスク(仕事・趣味・家事等含め)に抜けがなくなる
  • タスクが全部わかるのでスケジュール管理が楽になる
  • 無駄なタスクをしなくなる
  • 生産性が上がる
  • 人に振れる仕事がわかる

GTDを使い、やるべきことのリストを外部に保存することで、頭の中を空っぽにしてストレスフリーにすることが出来ます。

そのため、GTDを使うことで、頭の中を空っぽにして現状に集中することができます。

また、GTDは記憶したものを外部のリストに書き出します。

つまり、やることを外部に記録するので、タスクの漏れが減るのです。

またGTDを使うことで、常にタスクリストを更新すれば、あなたのやるべきことを把握することが可能です。

そうすることで、緊急なスケジュールが発生することが減り、スケジュール管理が非常に楽になります。

GTDをやり方は人それぞれ!基本システムは?

そんなにメリットの多いGTDですが、GTDを行うシステムを作ろうとすると、かなり難しいです。

GTDに必要な条件は、リスト作成から実行までを手軽に行えること

手軽に行えないと、「GTDのシステムをやらないといけない」というストレスになり、GTDをやらなくなってしまうのです。

だから、GTDを実践するなら、手軽にできるシステムを構築することが大切なのです。

GTDの基本システム

GTDのフローですが、基本的に「収集→処理→整理→レビュー→実行」という流れで成り立っています。

  • 収集:タスク・頭の中で思いついたことをリストに入れる
  • 処理:タスクを確認して2分以内にできるものは実行へ、やらなくて良いなら削除or保留リスト
  • 整理:やるべきことを分類(人に依頼するor自分がやるならカレンダー・時間記入)
  • 実行:とにかくタスクを片付ける
  • レビュー:終わったタスクを消して、新しいタスクを追加する。定期的にレビューすること

GTDはこの流れに忠実に沿って行うことが大切です。

GTDシステムの作り方は答えがない?

「概念はわかったけど、具体的にどうやればよいの?」と、手軽にできるGTDのシステムについて知りたい方もいると思います。

残念ながら本書を読んでみても明確な答えはありません。

なぜなら、手軽にできるGTDのシステムは個人の特性により異なるからです。

私が少し調べただけでもGTDのやり方は数限りなくありました。

  • 手帳を使って行う人
  • A4ノートを使って行う人
  • Todoistというアプリを使って行う人
  • Google Calendarを使って行う人

一人一人が自分の特性に合わせながら、手軽にできるGTDのシステムを構築することが大切です。

私のGTDのやりかた「超なまけもの向けの簡単な方法」

完璧にGTDが出来ていないですが、そこまでタスクの抜け・漏れが発生しなくなった私のGTDを解説します。

  • 毎週のタスクで忘れてはいけないものはアラームをセット
  • 特定の日に行うものはカレンダーを入力
  • 日々のスケジュールにタスクを組み込む

これだけです。最近はこの位しかやっていません。

というのも、紙ベースのTo DoリストもTodoistを使う方法もすべて試しましたが、長続きしなかったんですね…。

毎週のタスクで忘れてはいけないもの(例えば、ゴミ捨ての曜日とか、朝起きて行く時間など)はアラームに入れます。

アラームに入れておけば、時間になると勝手にアラームが鳴るので、その時間にやるだけなので、ストレスフリーです。

また、特定の日に行うもの(飲み会など)はカレンダーにいれます。カレンダーに入れておけば忘れることが無いのです。

日々入れることは、毎回毎回考えるのが億劫だったので、生活に組み込むようにしました。

  • 通勤時間:本を読む・Audibleを聞く
  • 家にいる時:本を読む・ブログを書く・勉強する

こんな感じで、その時にやることをあらかじめ決めておけば、毎回毎回To Doリストに書かなくて良いので超ラクです。

私はズボラですが、こんな感じでGTDを行っています。みなさんもぜひGTDやってみましょう。

ストレスフリーの仕事術はGTDに関する質問と答えがあり参考になる

「ストレスフリーの仕事術」がやり方は人それぞれ!で終わっていると思いきや、そうではありません。

この本にはGTDに関する質問と答えが沢山書いてあります。

例えば下記のような質問がありました。

  • GTDは目標が異なるものは別にしたほうが良いのか?
    →目標が異なるものでも全て同じリストに入り、全部入れたほうが良い。頭をはっきりさせましょう
  • GTDは優先順位を考えないでやることにしかフォーカスしないやり方だけど優先順位は不要?
    →他の手法と組み合わせて優先順位を作るとより効果的

こんな感じで、GTDを行っていると出てくるような質問がたくさんかいてあります。

GTDを極めようと思う人は読んだ方が良いでしょう

GTDのやり方をマスターすれば脳は記憶→思考の場所になる

GTDのやり方をマスターすることができれば、脳が記憶をする場所から、考える場所に変わります。

考える場所に変わることで、よりクリエイティブになれますし、日々の行動の生産性も向上させることが出来るのです。

GTDをおこない、紙やアプリを使い自分の記憶を外部に落とし込むことで、ストレスフリーになることができます。

GTDの流れは下記のとおりです

  • 収集:タスク・頭の中で思いついたことをリストに入れる
  • 処理:タスクを確認して2分以内にできるものは実行へ、やらなくて良いなら削除or保留リスト
  • 整理:やるべきことを分類(人に依頼するor自分がやるならカレンダー・時間記入)
  • 実行:とにかくタスクを片付ける
  • レビュー:終わったタスクを消して、新しいタスクを追加する。定期的にレビューすること

週に1回、自分のやるべきことを1時間・2時間かけて書き起こしてください。このような習慣を作ると、GTDのタスクのリスト化が定着していきます。

そしてタスクをリスト化したら、とにかく片付けましょう。

そしてレビューをして、漏れがないか・新しく追加することがないか確認します。

忙しくなるとGTDが面倒くさくなるでしょう。

しかし、GTDを行えば、生産性を向上させられるので、結果的に仕事が早く終わり、忙しさがなくなります。

ぜひ、忙しくてもGTDを行える習慣を作っていきましょう。

>>【無駄な時間をすごしてない?】

残りの人生を計算するとわかりますが、人生で自由に使える時間は10年ほどしかありません。

無駄な時間をすごしていると、貴重な10年間を無駄に使ってしまうでしょう。

目的が明確ではない・時間管理の方法がわからない方におすすめの記事を集めてみました。

>>まずは残りの人生を知ろう!

>>ビジネス書の古典「7つの習慣」を超簡単に学ぼう

>>時間管理の基礎技術をマスターしよう

>>時間管理系オススメ本を読んで応用しよう